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一、企业概况:
*供电公司成立于*年,是*省电力公司直属的中一型供电企业,担负着*三区两县、*团体及京广电气化铁路淇县牵引站的供电任务。截至20*年底,全公司在册职工500人。公司属35千伏及以上变电站15座,总变电容量1125.2兆伏安。其中220千伏变电站2座,变电容量510兆伏安(灵山站容量2×180兆伏安,桃园站容量1×150兆伏安);110千伏变电站11座,变电容量584兆伏安;35千伏变电站2座,变电量31.2兆伏安。35千伏及以上线路共计492.60公里,其中220千伏线路228.57公里、110千伏线路228.11公里、35千伏线路35.92公里。供电区最高供电负荷28.4万千瓦。20*年,全年供电量实现15.67亿千瓦时,全员劳动生产率100.5万元/人·年。
近年来,*供电公司在市委、市政府和省电力公司的正确领导下,全体干部职工团结拼搏,开拓进取,企业整体工作取得长足发展,先后荣获“全国五一劳动奖状”、“全国精神文明建设先进单位”、“国家一流供电企业”、“国家物业治理示范住宅小区”等光荣称号,并连续9年保持了“*省文明单位”称号,为*省电力事业和*市经济的发展作出了积极的贡献。
二、企业档案的基本情况
我公司的档案治理是随着企业的发展而逐步发展完善起来的。*电业公司的前身是“*供电局*分局”,于*年8月22日成立“*市供电局。*年更名为“*市电业局”,20*年12月更名为*供电公司。*年景立综合档案室,隶属办公室,负责文书、科技、会计、底图、科技档案和科技图书的2024、整理工作。20*年6月被省档案局认定为国家二级。20*年12月国家档案局认定为国家一级。实现了各类、各种载体档案的集中治理。目前综合档案室治理着各种门类、各种载体的档案。设置了干部、职工档案两个分室,负责0-9大类及声像档案和图书资料的整理、保管和利用。室躲档案17780卷。其中:文书7618卷、科技1487卷、会计4524卷、声像42卷、照片28卷、底图1112张、资料2969册。档案室总建筑面积396.6平方米。档案装具齐全,并留有余地,库房建设符合保管要求。综合档案室配备了专职档案职员3人、接受档案培训率达100%,兼职档案职员22人,各部分均有分管档案工作的网络职员,负责本部分文件、技术资料的2024整理工作。公司档案室职员热爱本职工作,在档案治理工作中兢兢业业,尽职尽责,最大限度地满足生产和治理职员的需要。先后被评为省档案公司、*市档案公司评为“档案治理先进单位”,档案职员被评“档案治理先进个人”。
三、档案目标治理情况
(一)组织治理
1、领导班子重视档案治理工作
我公司领导历来重视档案治理工作,历任领导班子均由公司主要领导主抓,特别是新领导班子把档案治理工作与我公司其它重要基础治理工作一样,列进了企业发展规划,对档案工作实行目标化治理,并进行考核。主管领导经常与档案职员研究、分析档案中存在的题目制定改进措施。在业务技术上,千方百计为档案职员业务水平的进步创造条件,先后参加了国家、省市等各级档案职员业务培训,组织职员到先进单位学习、取经。
在档案室的建设搬迁上,公司领导从调度大楼的设计开始就按照档案库房标准进行严格要求、严格施工。在办公场所紧张的情况下,专门划出一层楼供综合档案室专用。在荣誉室和档案设施的配备上,公司今年在以前巨大投进的基础上,又计划对一些设备进行更新,预计年底前能够投进使用。
2、实行了档案的同一治理
在档案治理网络建设上、我公司根据机构变动情况,适时调整网络,各业务部分都有一名兼职档案员,负责现行文件、资料的治理回档工作,专职档案员在做好本职工作的同时,充分发挥监视作用、督促规范各业务科室的回档工作,及时2024、整理、回档、保存和利用,有效保证了各类档案的完整。从而形成了以档案室为主体的档案信息治理中心。
(二)档案基础业务建设
1、加强档案法制化建设
我公司始终坚持贯彻执行《档案法》等2024法律法规,以多种形式进行学习、宣传《档案法》、《保密法》及国家、系统和地方有档案工作的制度、规定、标准和法规。增强全员法制观念。同时进步档案及网络职员的政治素质、政策法规水平和业务能力,加强职业道德教育,增强敬业精神和主人翁责任感。坚持依法治档,依法管档。
2、建立健全了档案规章制度
在原有制度的基础上,根据上级档案工作治理的法律、法规和标准,结合我公司实际情况,完善了文书档案、科技档案、财务档案治理工作标准,修订了保密、借阅、销毁、图纸修改等制度。编制了科技、文书、会计等文件材料的回档范围及保管期限。档案职员坚持“三纳进“、四参加”制度,较好地控制了各种文件资料及时有效地回档。
3、加强档案库房的建设和治理
20*年,档案室迁至调度大楼,库房面积由原来的90平方增加到396.6平方米,增设了荣誉室,做到了办公室、阅览室、库房三分开。先后配制了文书、科技档案密集架,财务档案柜、声像柜、底图柜、照相机、往湿机、温湿度测试仪、微机、中心空调、更换了缝纫机、安装了防火防盗报警器、防紫外线窗帘。库房设施全部具备防潮、防火、防盗、防高温、防尘、防盗、防虫、防光、防有害气体等要求。为档案升级创造了良好的环境。
4、严格立卷回档质量
从*年起,0-9大类档案按照能源部颁发的《供电企业档案分类表》要求进行分类、组卷、编目,严格执行《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案治理办法》、《照片档案治理规范》等2024标准,编制了保管期限表,和分类说明,编目规范,排架公道,符合国家及电力行业标准要求。近三年,档案回档率达100%,完整率达99.7%。我公司还建立了各类台帐,作到了档案的收进、移出、利用及时统计,并按规定及时上报。
(三)实现档案现代化治理
现代化的治理手段,是进步档案工作的重要途径。我公司从*年开始使用微机,实现了微机输进、整理、组卷、编目、保管、统计、检索、打印各种目录等,实现了案卷的现代化、标准化,充分显示了快速、安全、正确、高效等特征。大大地减轻了劳动强度,进步了工作效率。同时,根据企业整体规划,我公司在“OA”系统中,把档案工作纳进了企业现代化治理的整体规划中,开发了档案的录进、整理、回档、查阅、利用等整套电子档案治理系统,为我公司全面实现无纸化办公打下了良好的基础,使档案治理工作更趋于科学化、规范化、程序化。
(四)档案的开发利用
我们坚持档案的2024、整理、回档、治理是为了更好、更有效地为全公司的安全生产和经营治理服务这一原则,为了使档案更好地发挥其效益,为先后编制了《全宗先容》、《组织机构沿革》、《大事记》、《事故2024》等编研成果等。为开发信息资源作了大量的工作,编制了《案卷目录》、《卷内文件目录》、《干部任免卡》、《机构变更卡》等检索工具,采用上网分发目录、电话调卷、利用微机查询、检索、发电子邮件等多种形式,积极、主动热情地为利用者提供服务,最大限度地满足利用者的要求。近年来,共提供利用386人次,查准率100%,查全率99.86%,为城农网、技术改造、评聘职称、经济纠纷等提供了大量的原始凭证和技术依据,得到了公司领导和2024部分的认可。为充分、有效利用网络资源,我公司将各变电站主要设备技术档案资料录进计算机,实现主要科技档案资料电子文档化,实现网上浏览和借阅,极大地进步了工作效率,节约了资金,在现代化办公手段上又大大前进了一步。
四、几点体会
通过几年的摸索,特别是20*年公司实现办公自动化、生产治理MIS和营销MIS系统的投进运行,加强档案信息化建设成为公司下一步档案治理的重中之重,推进企业档案治理信息化面临的题目很多,如何规划、分清层次和轻重缓急,针对企业信息化建设发展阶段和任务,找准题目已成为当务之急,我们以为应留意以下几个方面。
(一)应坚持技术与治理并行,并将企业档案信息化纳进企业信息化建设之中。在信息技术环境下,推进档案信息化建设不仅是技术及资金题目,也是治理题目。电子文件的安全与长久保存也依靠严格科学的治理与先进技术的应用。目前企业在实施企业资源计划(ERP)时为保证其成功,需要同时进行业务流程再造。档案治理信息化也同样有一个业务流程再造的题目。很多企业实施信息化建设过程中都体会到,信息化建设是“三分技术、七分治理”。对档案治理来说还要加上“十二分数据”。因此信息化不仅仅是技术上的改变,更重要的是治理观念、方式、方法乃至整个治理模式的变革和创新。档案信息化离不开企业信息化,必须纳进企业整体信息化建设之中。要建立适应信息化要求的档案信息化治理,就必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度,2024、回档、鉴定制度,以及安全治理与责任追究等规章制度,并将其纳进到企业信息化的相应环节之中。没有档案治理的信息化,企业信息化就不完整,而离开企业信息化,档案信息化也无从谈起。
(二)应加强对电子文件和电子档案治理方法的研究。适应企业信息化发展要求、创新企业档案治理模式,必须加强对电子文件和电子档案治理方法的研究。电子文件和电子档案治理相对于纸质文件治理来说是全新的模式,档案行政治理部分和企业档案部分应加强将对电子文件、电子档案治理的政策、技术、方法、标准以及系统开发等方面的研究,以适应企业信息化的需求。20*年国家档案局的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出了一些档案信息化建设标准,这些标准的制定为建立电子文件和电子档案治理系统提供了基础。但是企业必须结合企业的实际情况,结合企业信息技术的应用和治理流程再造,思考企业档案治理模式、治理制度和治理方法。航空产业档案馆提出《档案信息化建设与发展规划》及《档案信息化规章标准体系表》,初步确定需要编制的规章、标准。同时成立了全行业档案信息化建设的专家组、业务组、技术组,对航空产业档案信息化展开全面研究。
(三)应注重档案信息化工作的标准化和规范化建设。20*年5月,国际标准化组织正式电子文件回档存储的国际标准ISO190*.1—PDF/A。标准化是各项工作的基础。在信息化条件下,由于计算机、网络技术的普及应用和工作交往范围更加广泛,计算机治理软件层出不穷,致使电子文件格式多种多样。因此,要确保信息化建设进程中电子文件、电子档案的长久、真实保存和有效利用,必须注重加强对相关标准、规范的研究。这项工作需要广泛的实践和对方法、经验的总结,企业档案部分作为档案信息化建设新气力,肩负重任。应结合企业实际,学习鉴戒国外经验和国际标准,探索信息化条件下档案信息化治理的基本要求,通过实践形成企业的规范、要求及标准,进而逐步上升为更广范围内应用的国家标准。
加快档案信息化建设的步伐,既是企业信息化建设的重要方面和完善企业信息治理系统的保障,也是企业档案工作发展乃至整个档案事业发展的方向。