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采购管理的合同管理范文第1篇
关键词：军需品采购；合同；管理
军需品采购合同管理，是指军需品采购机构依照法律和军需品采购合同管理2024规定，对采购合同签订、履行、指导、监督等一系列保障军需品采购合同贯彻实施的活动。管理实践中，应针对各环节的特点，重点把握好影响合同执行质量的主要问题。
一、合同签订环节应把握的问题
军需品备采购合同签订，是军需品采购机构根据总部下达的采购计划，按照规定的采购方式组织召开采购会议，经过专家组评审确定装备生产商，并与之签订采购合同的过程，此环节应把握以下三个问题。
（一）承制单位的选择
军需品承制单位应具备以下条件：依法注册，能够独立承担民事责任；财务状况、履约信誉较好；拥有稳定的生产场所，设施齐全、配套，性能先进，具衬批量生产的能力；技术、生产、管理人员结构合理，整体素质好，并通过国家质量保证体系论证；具有完备的售后服务体系和相应的装备大修能力。能够履行2024军事保密义务，并能够在战时和平时军事行动中提供2024支援服务的非外国独资企业。因此，在军需品承制单位的选择上应严格按照以上规定审核，符合要求的企业可以参与军需品采购，反之则没有参与资格。
（二）承制单位的资质审查
资质审查主要是对军需品承制单位资信及履约能力的审查。通常包括：供货企业主体资格调查，人权限调查，产品权属调查，资信状况调查。军队是一个特殊的消费集团，签订军需品合同的目的不是为了赢利，而是为了保障部队建设与战备的需要。作为军需品采购机构对承制单位进行资质审查主要是为了规避采购风险，保证采购合同的履行。特别要注意，对经营出现困难，转产转制、搬迁等企业更应严格审查。
（三）采购合同条款的订立
军需品采购合同的性质问题，目前还没有明确的法律界定。军需品采购合同本质上应属于经济合同，在军需品采购合同条款订立方面，应严格按照经济合同的要求执行。内容上要尽量完备，语言要精炼，用词要准确。对于物资性能、技战术指标及特殊要求应以数字的形式表示，不能采用数字的应详细说明装备所应达到的技战术指标。按照部队军需品采购合同惯例。军需品一般由供应商发运至接收部队，在条款订立上应明确规定发运方式、费用承担方及运杂费结算方式。对于预付款问题，按照总后财务结算中心要求一般控制在30％以内，特殊情况下可控制在50％以内。
二、质量验收环节应把握的问题
军需品质量验收，是指军需品生产企业完成装备生产后，由采购机构组成质量验收组赴生产企业实施质量检验的过程：军需品质量验收的主要内容是军需品技战术指标，外包装、备品、备件及技术资料的检验，此环节应把握以下三个问题。
（一）质量验收的时机
军需品质量验收的时司应根据采购合同规定的交货时间和验收方式与生产企业协商确定。一般情况下应在生产企业完成生产后发运前组织实施。
（二）质量验收前的准备工作
军需品质量验收前的准备工作由采购机构准备和生产企业准备两部分组成。采购机构准备工作主要有：编制质量验收方案和验收会议材料；邀请委托单位领导和军地专家组成验收组；制作军需品发运单、军需品履历书等内容。生产企业准备工作主要有：军需品验收前的调试、自检；验收仪器、设备、工具的准备；验收会议和操作现场的安排；军需品操作演示人员的安排；验收组人员住宿等内容。
（三）质量验收的组织实施
军需品质量验收的组织实施主要包括召开验收会议、军需品现场检验、验收总结等内容。在实施过程中，应按照质量第一的原则严格把关。对军需品质量验收的抽检比例应合理，一般情况下控制在5％以内，针对新研制定型、以往验收问题较多、部队反映问题较多的军需品应提高抽检比例，有条件的可以全部验收，并可根据现场条件模拟战术背景进行演示验收。
三、经费结算环节应把握的问题
军需品采购合同结算，是指军需品采购合同履行完毕后，向供应商支付货款的行为。军需品采购合同结算包括采购货款和运杂费的支付，此环节应把握以下两个问题。
（一）合同货款的支付
根据军需品采购2024规定，军需品采购合同结算应进行审价，未经审价的采购项目，在合同结算前由采购单位组织审价，报军需品分管部门审核，并经总后司令部和财务部审定后进行结算。
采购管理的合同管理范文第2篇
关键词：企业物资采购 合同管理 存在问题 对策
1 加强物资供应合同管理的重要性
伴随着经济全球化和我国经济快速发展，现代企业所面临的市场坏境更加复杂多变，其风险也是与日俱增。众所周知，物资供应离不开合同，合同则是企业与社会物资企业沟通的桥梁，是经营活动中最基本的法律文本。合同体现权利义务关系最直接，与合同相关的法律风险也最普遍，管好合同就可以防范住绝大部分的法律风险，着力抓好合同管理，能够降低经营成本，提高企业核心竞争力，所以在物资供应部门加强合同管理尤为重要。
因此，物资采购合同管理水平的高低，是提升企业“软实力”的重要体现，要通过加强物资采购合同管理有效防控法律风险，保证经营安全，不断提高市场竞争力。而要想提升竞争的核心力，就要改进和加强物资采购合同管理，培养合同管理高手，防范合同法律风险的能手，培养掌控合同履行的舵手，获取合同利益的强手，同时要追究合同违约责任。
现阶段由于市场竞争日益白炽化，部分供货商为了能拿到订货单，他们在商务谈判和投标过程中，经常故意压低价格，以换取订货单位的订单，实质上这样做会大大损害订货单位的利益。因为供货商拿到订单后，为了能保待自己的利润，往往会大大降低供货质量，为防止上述情况发生，要求在合同形成时，必须对原始的供应商资质、物资需求计划、招标和比价、物资询价与报价、合同条款起草等整个过程，以及各个细节进行详细的审计监督，杜绝合同形成过程中的漏洞，避免因合同漏洞而造成无法弥补的经济损失。物资采购合同的内容必须是双方一致同意、依法签订并且受到法律保护。合同签订后就不得单方面擅自变更或者解除，合同内容的变更必须是双方达成一致的意见，只有按照法律规定和合同约定享有合同解除权时，方可解除合同。
因此，要签好合同，规范文本使用，加强合同风险管理和合规管理，强化合同的履约监督管理。同时要强化权利意识，积极主张企业行使法律赋予的权利，保障企业物资采购供应在法律和政策允许的范围内获得最大的效益和最快的发展。
2 目前企业物资采购合同管理存在的问题
2.1人员数量和工作动力不够
企业的经济发展需要大量的合同管理以及法律人员的服务和管理，以满足企业日益增长的经营管理工作的需要。目前岗位专职率不高，岗位待遇与之担当的责任和风险不相适应，影响了专业队伍的稳定和工作积极性。
2.2 人员本身的专业素养和业务管理能力不强
专业能力和学识水平不高，人才层次不高，满足国际化要求的合同管理人员不多，既懂法律专业知识又熟悉精通业务的基层合同管理人员不多等，这些导致了在实际工作中，不能及时发现业务中的法律风险，合同管理不能很好地与实际业务活动相融合，工作质量难以提升，事前事中控制监督就难以到位。
2.3缺乏合同管理机制
合同管理体系建立后，没有负责执行的机构有效监督其管理效能，没有强有力的机制来保证合同管理体系发挥其作用。总部和企业两级合同管理机构的联系不紧密，企业内部合同管理部门与合同主办部门也没有定期的合同管理工作例会，主管部门的职能作用没有充分发挥。某些合同管理人员责任心不强，没有一种法律上的担当精神，工作有标准没有约束，得过且过心存侥幸。企业层面的学习交流不够频繁，人才得不到锻炼和成长。
2.4合同问责制未建立
合同出现纠纷企业受损，相关人员得不到处理和责任追究，广大职工群众受不到教育，法制教育仅仅停留在普法上。对出现的法律事故没有考核的机制，更缺少常态化项目、案例总结分析；对合同签订后履行与约定是否相符没有监管，对可能导致的企业利益受损没有控制措施。《中央企业资产损失责任追究办法》发挥不了真正的作用。
2.5企业合同法治文化有待建立
企业法治文化还需进一步构筑，企业法律顾问、合同管理员职权需要强化。一些来自业务部门和相关领导的干扰、阻力和训斥时有发生，合同管理在一些领导眼里处于“出问题时重要，不出问题不要”的状态。阻碍了法律工作为企业生产经营提供法律支撑和保障的职能作用的发挥。
3 改进企业物资采购合同管理的对策
3.1充实企业合同管理人员
充实企业法律人才力量，在企业内部形成以法律事务部门为中心，各部门骨干合同管理人才为基础的合同工作网。提高法律人员的专职率，建立与之责权利相适应的待遇机制。
3.2 打造一支敬业专业、严谨务实的高素质的合同管理员队伍
加强专（兼）职合同管理员和承办员培训，坚持持续提升专（兼）职合同管理员和承办员素质，掌握参与合同谈判、文本起草、法律审查、监控合同履行的必备知识和能力，完善知识结构，具备坚实的基本功，确保在合同订立阶段拥有主动权，履行阶段掌握主动权，救济时行使主动权。
3.3加强企业合同管理的管理职能
全面贯彻落实“管理第一位”，实现“两个根本转变”指导思想，强化责任意识、精细严谨、务实创新，做到以事前法律防范、事中法律控制为主、事后法律补救为辅的原则，认真履行合同管理职责。合同管理人员要熟悉业务，将合同管理渗透到业务中，全程监控、全程管理、整体把握，帮助解决企业的经营管理过程中的法律问题，当好企业的卫士。实现法律风险全面、规范、动态管理，对风险的程度和范围进行评估，制定应急预案并组织落实。开展合同管理学习交流。举办合同管理信息简报，案例分析等，共享知识和经验。
3.4强化合同的履行监管，堵塞管理漏洞
首先，严格按照相关管理制度履行职责，避免因失职、渎职而承担管理上的责任；第二，如发现订单价格与框架协议价格约定不符，保留向供应商要求返还不当得利的权利，切实维护企业合法权益。第三、完善制订违约合同索赔管理制度，严格索赔的审核、审批权限，规范索赔流程操作，禁止擅自放弃追索权。
3.4全力培育企业法治文化
树立企业员工对法治文化的信仰，尊重和敬畏法律，大力宣传“法律是经营管理人员高压线”、“决策先问法，违法不决策”等法治观念，让法治理念内化为广大员工的自觉意识和思维模式，外化为个人和集体的自觉行动，夯实依法经营、诚信经营、依法治企、合规经营的思想基础。
3.5要加强现代管理技术和信息技术能力的培训
通过信息化手段将法律事务管理作为不可逾越的节点，嵌入业务流程并保障法律资源共享。通过CMIS系统实现合同的闭环管理；通过“驾驶仓”实现业务和管理信息的集成与共享。通过CMIS的二期开发，实现现场使用用户对合同条款的查询，相关索赔信息维护。
4 结束语
物资采购合同是联系企业和市场的重要纽带，企业要发展壮大，加强物资采购合同管理工作就显得十分重要。企业只有将物资采购合同管理纳入制度化、科学化、法制化的管理的轨道，才能有效降低物资采购风险，才能提高企业经济效益。
参考文献：
[1]鲍金瓶 企业应加强物资采购管理 《现代企业》 2010 第1期
采购管理的合同管理范文第3篇
关键词:零星物资采购;合同管理;规范性;内部控制
引言
近些年来，国家为适应市场经济发展的要求，培养应用型合格人才，对高职院校办学加大了投资力度，促进了高职院校的发展。在政策的扶持下，高职院校得到了更多建设资金，在教学设备、仪器、办公设施等方面的物资采购日益增多。尽管高职院校按照《政府采购法》来执行物资采购，但是在部分零星物资采购的过程中依旧存在着一些问题，特别是零星物资采购合同管理的规范性不够，制约了采购来的设备物资发挥其应有的作用，而且也容易产生廉政风险［1］。高职院校必须认真研究，采取有效措施来加强零星物资采购合同管理，提高采购合同管理的规范性。
1高职院校零星物资采购的特点与方式分析
1．1高职院校零星物资采购的概念
高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校为满足学校教学、管理等工作需求，依据一定的程序开展对教学、实验、实习和办公等过程中一些耗材、设施、维修等零星物资和服务的购买，其单次采购的总费用一般不高于10万元。这种采购的主体是高职院校，采购的内容是高职院校办学或者办公所需设备物资以及相关服务等。除了设备设施的采购外，高职院校中的一些服务项目(如物资的报废处理、设备的搬迁、咨询服务等)也属于零星物资采购的范畴［2］。
1．2高职院校零星物资采购的特点
高职院校零星物资采购虽然也属于政府采购的范畴，但是与一般的政府采购相比，有着不同的特点。(1)单次采购的物资价值小。高职院校采购的零星物资大都是价值不大，单次采购一般在10万元以下，有的采购甚至只有一、两万元或甚至几千元。这就容易造成投标方的投标兴趣不大，特别是在设备及维修工程上，参加采购的企业不多，有时还会造成公开招标的失败。(2)高职院校的零星物资采购计划性不强。虽然高职院校资金使用大都纳入了地方的财政预算，其物质采购的资金需要在年度预算中体现，但是由于零星物资采购大都是一些临时性和突发性的物资需求，难以在前一年制定下一年度预算时加以准确确定［3］，这就容易造成年度预算中很难完全体现出零星的物资需求，也就不好科学地安排零星物资的采购计划，使得其采购的计划性不强。
1．3高职院校零星物资采购的方式
高职院校零星物资采购由于其单次采购的价值较小，往往达不到《政府采购法》及地方采购规定中公开招标的标准;同时，它又需要利用国家资金，因此必须符合《政府采购法》的要求。采购方法一般是邀请招标、竞争性谈判或者询价以及单一来源采购。其中单一来源采购是在只有一家供应商的情况下高职院校才选用的零星物资采购方式［4］。
2高职院校零星物资采购合同管理存在的问题
2．1高职院校零星物资采购的合同管理
高职院校的零星物资虽然单次采购的价值不高，但是长期累计的数量较多，其最终形成的价值也是可观的。例如，一个部门的打印机所使用的打印纸虽然不多，但是全校各个院系和部门一年累计使用的打印纸就非常多了，累计价值也较大。为了对这些零星物资加强管理，需要按照国家的法律法规和高职院校的制度，对这些零星物资采购的立项、采购方式的选择和合同的订立及归口管理、合同履行等环节实施严格的管理［5］，以保证采购合同的合法性与规范性，确保合同得到有效执行。
2．2高职院校零星物资采购合同管理规范性欠缺及原因分析
从我国高职院校开展零星物资采购的实践来看，采购合同管理在整体上欠缺规范性(如表1所示)。高职院校零星物资采购缺乏规范性的原因，有以下几点:(1)重视度不够，缺少对合同的统一管理。由于零星物资单次采购的价值小、计划性不强，造成了人们对其重视程度不足，认为能够买来使用即可，忽视对其规范性管理。在实际操作中，缺少合同归口管理部门，也未对零星物资采购合同进行统一的分类和连续编号管理。(2)零星物资采购制度不够完善。高职院校简单地遵循一般的《政府采购法》的规定来开展零星物资的采购工作，往往造成不适应现实情况的难题［6］。如选择公开招标方式进行采购，因单次采购的合同价值太小，供货商往往不愿意参与公开投标。(3)对采购合同的前期准备工作缺乏管理。高职院校缺少对零星物资采购的立项论证，工作准备不足，对采购的必要性以及相关采购的内容、物资的技术规格参数等研究不透彻，合同要求不明确。(4)采购合同的内部控制机制不完善。高职院校采购主管部门与监管部门对零星物资采购合同的管理没有形成完善的管理体系，内部控制机制不规范，管理职责不清，合同风险控制不力，对合同的审核存在漏洞。对于影响重大或法律关系复杂的合同文本，未经组织业务部门、法律顾问、财会部门等相关部门进行联合审核。
3加强高职院校零星物资采购合同管理规范性的对策研究
高职院校零星物资的采购合同管理不仅关系到采购物资的有效使用，以及院校的教学与科研工作，而且也是高职院校反腐倡廉制度建设中的一项重要内容，关系到校风、党风建设，应该从党风廉政建设的高度来认识高职院校零星物资采购的合同管理，认真研究和采取有效措施来实现合同管理的规范性。
3．1高职院校要从全校廉政建设的高度来认识零星物资采购的合同管理工作
高职院校应加强领导，明确零星物资采购管理的归口部门。为了便于实施统一管理，可由校国有资产管理部门或者单独设立的招标采购管理部门来统一负责零星物资的采购工作。
3．2建立与完善零星物资采购的合同管理制度
从零星物资采购的立项、技术论证和采购过程管理以及合同验收、物资使用等各个环节完善制度建设，听取各院系、部门、社会采购管理部门和供货商以及招标机构的意见，集思广益，对不适合高职院校实际情况的采购与合同管理制度进行修改，使得采购合同管理制度能够适用于高职院校的零星物资采购。明确相关制度规定，要求各部门、院系提前做好各项零星物资的采购计划，并将其列入年度预算。
3．3采购主管部门须强化零星物资采购的合同管理工作
由高职院校的零星物资采购主管部门统一零星物资的采购公告，实施统一公开招标，以避免各院系单独采购零星物资因合同价值过低，供货商投标意愿不强的弊端。主动与供货商沟通交流，合理选择采购方式，根据情况规范使用竞争性谈判和邀请招标以及询价等方式，尽量避免采用单一来源的采购方式［7］。
3．4采购监管部门应加强对零星物资采购的监督检查力度
高职院校的纪委、监察部门以及效能建设管理部门都是零星物资采购合同的监管部门，应认真履行内部控制职责，加强采购立项、招投标、验收等环节的合同监管工作［8］。在重要和价值较高的零星物资采购中，监察部门或者校招标采购管理办公室要牵头组织采购部门、国资管理部门、财务部门等，邀请相关专家共同提前审核招标文件与评分办法，防止采购中出现违法肢解、规避招标以及评分歧视等行为。同时，监管部门要积极参与零星物资招投标和进场验收环节的监督，发现采购不符合规范要求或者采购物资不符合合同条款，要立即指出并要求相关单位及时予以整改，以确保零星物资采购合同管理的规范性。
3．5合同的归口管理
各高职院校的专业与发展历史不同，管理机制也不一致，所设立的部门也不相同，这使得对零星物资采购的合同管理部门也有差异性。有的学校由采购管理办公室管理零星物资采购合同，有的学校由校长办公室管理，也有的院校由监察或审计部门管理。为便于统一归口管理，可设立校采购管理办公室来负责校零星物资采购合同的管理;同时采购申请部门要负责合同的执行情况管理，组织对物资进校后的检查和验收，并邀请校采购管理办公室、财务部门、国有资产管理部门等共同参与，各部门均同意验收合格后方可按照合同规定进行付款。
4结语
采购管理的合同管理范文第4篇
域是具有管理能力的一种机制，对权限进行分级管理。在Windows系统中，域是安全边界。域管理就是通过服务器管理网络上的计算机，可以在局域网中通过设置不同的组策略来实现用户权限的集中管理，计算机和网络的安全性显著增强，计算机和网络的管理效率明显提高，管理成本大大下降。而组策略就是不同级别计算机用户权限分配的策略2024。在计算机网络中，如果不通过域来集中管理，每台计算机用户就将具有管理员权限，每台计算机的用户就会各自为政，可以任意安装软件、更改系统配置。虽有计算机管理办法，但只是人为的约束，只能靠用户的自觉性和个人意识，而不能从根本上实际控制每台计算机的用户权限。如果是在域中，可以通过设置组策略分配用户权限，每个用户只能在计算机上按照事先分配的权限进行操作，实现标准化管理。在国内一些大型企业的物资采购管理工作中，如果不归口管理各分公司，每个分公司就可能各自为政、独立采购，不能形成合力。下达的采购管理制度，加杂人为因素，每个分公司的执行情况可能会不一样，不能统一管理。靠人管理达不到效果时，可以引入域管理，将域管理与物资采购管理相结合。逐步将各项物资采购管理制度、规定嵌入采购信息系统中，可以排除部分人为因素，一定程度上变人管为机管，不按照系统中的固化流程操作采购业务就进行不下去，各分公司只能按照事先设计好的采购业务流程在系统中执行。像这样将域管理与物资采购管理结合应用，可以促进物资采购管理水平的提升。
二、域管理与物资采购管理结合应用
国内一些企业已经将域管理引用到物资采购管理工作中。采购管理体制中的归口管理、集中采购就可通过域管理的组策略实现。采购运行机制中的专业化分工流程化操作就是用户权限的组策略，在业务流程中设定不同业务人员角色的操作权限，将权力分置，并固化到采购信息系统中强制执行。集团化采购是域管理与物资采购管理结合应用的很好范例。集团化采购包括直接集中采购、组织集中采购、授权集中采购、区域协同采购，这些就是采购权限的组策略，针对不同的物资品种，划分采购权限的层级。直接集中采购是由企业总部统一对外签订合同实施采购，完全由总部操作，组织集中采购是由企业总部牵头组织分公司共同确定采购商名单，通过联合谈判或适度竞争的方式确定采购价格，企业总部与采购商签订框架协议，分公司采取订单方式执行框架协议。授权集中采购是由企业总部授权一部分分公司成立授权集中采购中心，组织相关分公司共同确定采购商名单，通过联合谈判或适度竞争的方式确定采购价格，授权集中采购中心与采购商签订框架协议，分公司采取订单方式执行框架协议。区域协同采购是由企业总部组织分公司成立区域协同采购小组，委托其代表企业总部对区域内相对通用物资实施统一对外采购，区域协同采购组长单位组织成员单位，采取招标或联合谈判方式，统一采购商，统一价格或定价机制，统一签订框架协议，区域内各分公司执行框架协议项下的订单采购。除了直接集中采购，在其它三种采购类型中，各分公司只能在框架协议项下实施具体采购操作，是框架协议的执行者。直接集中采购是控制战略物资采购权，组织集中采购和授权集中采购是控制大宗通用重要物资采购权，区域协同采购是要进一步控制集团化采购物资以外的分公司自行采购物资的采购权。也就是说，直接集中采购、组织集中采购、授权集中采购的物资都已经是集团化采购物资，区域协同采购是要将分公司自行采购中通用的物资也走集团化采购。随着企业总部逐步集中管理物资的采购权限，其资源获取能力、市场议价能力、风险控制能力也会越来越强。采购策略也是域管理与物资采购管理的结合应用。企业根据年度物资需求情况，认真分析外部资源环境和内部需求特点编制年度采购工作规划，对全年采购工作进行指导和约束。采购策略需要集成物资采购管理工作中的各个环节，是对整个采购业务链条全流程控制的组策略。事先针对不同物资品种制定好选择供应商的规则，选择采购方式的规则，控制价格的规则，过程控制的规则等等，将这些规则输入到采购信息系统中强制执行。企业管理的理想目标应该是采购标准化、生产标准化、销售标准化。当采购策略标准化的时候，也就是整个物资采购工作标准化的时候，也就实现了采购标准化。
三、域管理与物资采购管理结合应用展望
采购管理的合同管理范文第5篇
关键词:物资采购;管理;控制
内部控制是现代企业管理的一项重点工作任务,是企业为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循、规避生产经营风险,由企业管理层及其员工共同实施的一个管理过程。而物资采购环节又是企业实施内部控制管理工作的重点,因为采购直接关系到生产的质量,关系到企业的成本和利润,是企业实现低成本,高效益的重要环节。那么,如何才能通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平呢?
笔者认为,要通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平要遵循四个方面的具体要求,即:正确认识是前提、制度保障是基础、程序合理是重点、执行有效是关键。只有做到这些,并结合各自企业实际,予以适当的完善和补充,才能真正达到通过加强内部控制管理来提高企业采购管理水平的目的。
一、正确认识,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的前提。
从企业管理层到具体的采购业务部门每一名工作人员对采购内部控制管理工作的重要性有个正确的认识,是保证内部控制管理工作顺利开展和取得成效的前提。管理层要着眼于企业的科学发展,善于从宏观层面审视采购内部控制管理工作,并纳入重要的企业议事日程。采购业务部门的工作人员要以高度的责任感,认真履行岗位职责,服从服务于采购工作的内部控制管理要求。也就是说,企业的一切管理工作,应遵循内部控制管理要求;企业的一切决策,应统驭在完善的内部控制体系之下;企业的一切活动,都不能游离于内部控制管理之外。这既是完善现代企业管理的要求,更是全面提升企业经营管理水平的需要。
二、制度保障,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的基础。
建立完善的物资采购内部控制管理制度,既是满足提高采购管理水平的需要,也是完善现代企业制度的需要,同时更是全面提升企业经营管理水平的需要;建立完善的内部控制制度体系,通过内部控制管理制度来规范和管理采购程序和标准,并开展定期的评价和维护,必将为采购管理水平的提高、确保资金的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障。强化内部控制管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求;建立完善的内部控制制度,能够使企业的经营活动全过程均处于受控状态,确保采购业务工作有章可循,有法可依,促进采购工作的规范运转。
三、程序合理,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的重点。
内部控制管理工作其实质是强化企业的过程管理和流程管理,因此制定严密合理的采购业务管控程序就是提高采购管理水平的重点。包括采购计划方案的编制审定、供应商的选择与价格确定、合同签订与管理、物资验收入库、采购付款与往来核对、采购业务的分析与考核等管控节点。
(一)采购计划、方案的编制与审定环节。这一环节可以使企业最大限度地控制采购预算,其一般管理控制程序为采购部门根据企业生产经营需要,提出物资采购的申请,仓储或2024部门平衡库存后由物资管理部门编制采购计划,经财务管理部门审核后报采购主管领导审定。采购部门根据采购计划编制采购方案,采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。这一环节的管理控制重点是检查采购方案是否经采购部门负责人审核,是否明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购方式等,相关审定是否符合权限。
(二)供应商的选择与价格确定环节。这一环节是采购管理控制工作的重点,可以使企业的采购预算资金得到有效的使用,使企业经营成本降低,并直接关系到企业的经营效益。其一般管理控制程序为采购部门应根据审定的采购方案,通过招标、竞争性谈判采购或询价采购等方式确定供应商与采购价格。这一环节的管理控制重点为采购是否经过询比价、有无询比价记录,通过招标方式采购的是否符合招标管理规定,对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采取招标方式,应集中采购的是否有违规自行采购的现象,相关审定是否符合权限。
(三)合同签订与管理环节。这一环节可以规避采购风险,保证企业的合法利益。主要通过合同范本管理,提高合同管理工作的规范化,降低合同签订风险;通过资质信用管理,建立供应商诚信档案体系,降低了履约风险;通过合同风险点管理,强化合同履行的风险意识,减少合同履行风险;通过合同会签管理,提高合同审批效率,规范业务流程;通过合同履行管理,加强经营过程的控制能力,提升公司精细管理水平;通过合同统计分析管理,提高公司经营决策自我分析能力。这一环节内部控制管理的重点是检查相关部门是否对合同进行审核,签订的合同是否送交财会、法律等相关监管部门。
(四)物资验收入库环节。采购物资到货后,物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点,质检部门出具检验报告,仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续,编制入库单,登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料是否齐全,验收入库是否符合不相容要求,库存明细账登记是否及时。
(五)采购付款与往来核对环节。财会部门应依据采购合同、入库单、发票等及时作账务处理。采购款的支付应由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请,填制付款申请单,附齐相关单据,经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核,财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续,采购款支付应经相关领导审批后办理。这一环节的内部控制管理重点是检查财务入账手续是否齐全,暂估入账是否及时合理;检查采购款支付的依据是否齐全,与合同约定是否相符,相关审批是否符合权限。
(六)分析与考核环节。在“分析”环节上,企业采购部门应会同2024部门定期对计划准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析,并向企业2024会议报告;在“考核”环节上,企业应建立与采购相关的考核办法,定期对采购管理情况进行考核
四、执行有效,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的关键。
在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上,是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理渠道,来保证内部控制管理工作的实施,企业纪检监察、审计等监督管理部门要切实发挥监督的职能作用,对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变,并要充分发挥职工群众监督的作用,督促和约束采购部门的工作效率和工作质量,促进内部控制管理的有效运行。另外,还可以通过制定内部控制管理考核及其责任追究制度来强化执行力,明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承担的责任,加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度,对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人员进行责任追究,并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来增强了各级管理人员的内部控制管理意识,以此来提升管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。
综上所述,通过加强内部控制管理,来提高采购管理水平,是企业改革与发展的要求,是企业提升综合市场竞争能力的要求,需要我们在工作实践中科学运用,不断完善和提升。
参考资料